Inbox Zero - vollautomatisch

Die E-Mail Inbox und mich verbindet eine innige Hassliebe. Ich war ja von Anfang an begeistert von der E-Mail und ich weiss noch gut wie gewisse Leute damals den Kopf geschüttelt haben, als wir uns 1994, obwohl im selben Office sitzend, Nachrichten via Windows Mail zugestellt haben, anstatt miteinander zu reden :-)

In der Zwischenzeit ist die E-Mail aber eher einer Plage geworden. Nein, ich spreche nicht von SPAM, dieses Problem hat mit Google gelöst. E-Mail ist einfach ein Zeitfresser und für viele Dinge schlicht nicht geeignet. Kommt dazu, dass sich leider die wenigsten Gedanken darüber machen, was sie mit ihren E-Mails auf der Empfängerseite anrichten.

Eine der Hauptgründe warum E-Mail nicht wirklich Freude bereitet, liegt daran, dass die Nachrichten losgelöst vom Kontext in welchem Sie entstanden sind und/oder später gebraucht werden, in die Inbox flattern. Ein weiterer ist der, dass E-Mail schlicht nicht für die Collaboration zwischen mehr als 2 Personen und über einen längeren Zeitraum als 2 Tage geeignet ist. Darum freue ich mit auf Salesforce Chatter und Google Wave.

Aufgrund des Kontext Problems weiss man nie genau, was man mit einer E-Mail nun wirklich machen soll, wenn man sie gelesen hat. Oft bleibt sie als Reminder für irgendwas in der Inbox. Es kommen weitere Mails dazu und die Inbox wird zur Qual, weil sie erstens voll ist von Remindern die man eigentlich nicht braucht, aber sich doch nicht getraut darauf zu verzichten und weil zweitens, jedes Mail ein völlig anderes Thema betrifft.

Produktiv arbeiten lässt sich am besten, wenn man eine Weile lang auf ein Thema fokussiert ist. Darum arbeiten viele mit Folders oder bei Google Mail mit Labels für die Sortierung ihrer E-Mails. Das ist schon mal ein guter Anfang, aber irgendwie habe ich trotzdem meine Inbox nur mit grosser Mühsal jeweils auf Zero runter gebracht. Und vor allem hatte ich immer noch viel zu viele Tage, an denen ich zwar die Inbox leer hatte am Abend, mich aber das dumpfe Gefühl begleitete, nichts, überhaupt nichts, erreicht zu haben.

Während meines Aufenthaltes in New York vor ein paar Wochen, ist mir dann mal wieder aufgefallen, wieviele E-Mails sich von selbst erledigen und wie oft es eigentlich gar nicht nötig ist darauf zu antworten.

Darum habe ich nach meiner Rückkehr seit Anfang Januar damit begonnen für jeden Absender der mir eine E-Mail schickt, und ich meine wirklich jeden ohne Ausnahme, in meinem Google Mail Account einen Filter zu setzen.

Die Mail wird aufgrund des Absenders einem Label zugeordnet und automatisch archiviert. Das heisst, die E-Mail erscheint gar nicht erst in meiner Inbox.

Nach und nach wurde meine Inbox sauberer und mittlerweile schaffen es vielleicht noch 5,6 Mails pro Tag in den Posteinangang ohne von einem Filter abgefangen zu werden. Doch auch für diese richte ich konsequent Filter ein, sodass es irgendwann mal nur noch Mails von neuen Kontakten sein sollten, die da rein kommen.

Die E-Mails sind dadurch natürlich noch nicht bearbeitet, aber sie sind bereits nach Themen vorsortiert und die Spreu ist vom Weizen getrennt.

Alle Werbemails und Newsletter, die ich zwar haben will, die mich aber nicht in meinem Arbeitsfluss stören sollen, sind schön getrennt von den Mails die ich von Menschen kriege. Diese wiederum sind nach Projekt / Thema vorsortiert.

Die E-Mails in den entsprechenden Labels werden nur noch dann bearbeitet, wenn ich mich mit dem entsprechenden Thema beschäftige.

Dringende E-Mails gibt es für mich nicht mehr, bzw. ich habe gemerkt, dass ich schon weiss, wann was wirklich dringendes zu tun ist. Kommt dazu, dass jeder Mensch der mit mir arbeitet, meine Mobile Nummer kennt, um mich in wirklich dringenden Fällen erreichen zu können. Und wenn das nicht reicht, gibt es noch die tausend anderen Kanäle wie Twitter, Facebook, Google Talk, Skype, und und und.

Ich bin sehr begeistert von dieser Arbeitsweise und kann Euch sagen, dass ich durch diese simple Massnahme den persönlichen Stress in den letzten 2 Monaten massiv reduziert, sowie meinen Output erhöht habe.

Das wichtigste für zufriedene und produktive Arbeit ist Herr (oder Frau :-) über seine Zeit und seinen Arbeitsfluss zu sein. Das geht natürlich nicht zu 100% aber es geht viel besser, wenn die E-Mail Turbine aus dem Blickfeld verschwindet und ohne Aufsicht weiterdreht.

Mir ist klar, dass das keine weltbewegende Geschichte ist. Filtern kann sogar Outlook :-). Doch habe ich noch nicht viele getroffen, die das auch so umsetzen und ich habe selber lange gebraucht, bis ich gemerkt habe, wie nützlich diese Filter sein können.

Vielleicht kann das den einen oder anderen Inbox gestressten inspirieren, sowas auch mal auszuprobieren. Wie gesagt, das ginge wohl auch in Outlook, aber der Vorteil von Google Mail ist natürlich, dass die Filter einmal erstellt, Client unabhängig funktionieren.

Viel Spass mit der leeren Inbox und geniesst die neu gewonnene Zeit!

Übergewichtige Kinder - 1967

Übergewicht bei Kindern und Erwachsenen wurde in Grossbritanien offenbar bereits in den 60er Jahren als Problem deklariert. Dieser Film von 1967 versucht ziemlich dramatisch die UK Mütter in Sachen gesunder Ernährung aufzuklären. Interessant sind die ca. 13 Minuten Filmmaterial in verschiedener Hinsicht.

Die Szenen bieten einen aus unserer Sicht oft auch amüsanten Einblick in das Alltagsleben britischer Familien zu dieser Zeit. Im zweiten Teil wird bei ca. 00:40 zum Beispiel ein Kleinkind gewogen. Ich habe etwas Zeit gebraucht, bis ich begriffen hatte, was die Dame da macht. Ist das Wägen mit Gewichtssteinen doch eine Kulturtechnik, die so ziemlich aus unserem Blickfeld verschwunden ist; nicht wahr Christian?

Viele Aussagen zur ausgewogenen Ernährung haben heute noch ihre Gültigkeit. Auch wenn es mittlerweile hunderte von Theorien und zehntausende von wissenschaftlichen Studien mehr gibt als 1967, bleibt es wohl einfach so simpel wie es hier beschrieben wird: Wer mehr Energie zu sich nimmt, als sein Körper verbraucht, setzt an, und wer es umgekehrt macht, nimmt ab. Der Energieumsatz der Menschen ist verschieden, jeder muss für sich selbst herausfinden, wieviel es verträgt. Am einfachsten und auch ohne Kalorien zählen zu müssen, lässt sich das Problem durch einen Ernährungsplan mit viel Früchten und Gemüsen und viel körperlicher Bewegung lösen. 

Die Art und Weise wie der Film den Müttern übergewichtiger Kinder ins gewissen redet, wirkt für unsere Zeit allerdings sehr anmassend. Vor allem am Schluss des dritten Teils, wenn die Schulärztin direkt zu uns spricht, wird es fast unerträglich anklagend. Stellen wir uns einmal vor, wir würden einen solchen Film heute im TV oder im Kino im Vorprogramm zeigen? Mit Steuergeldern finanziert? Es gäbe wohl einige, die sich darüber ziemlich aufregen würden.

Cruel Kindness heisst der Film, grausame Güte zu deutsch. Ziemlich treffend, sowohl für den Inhalt als auch für die Wirkung des Films auf den Betrachter. Viel Spass bei diesem interessanten Dokument der Zeitgeschichte (via BoingBoing).

Cruel Kindness (1967) - Teil 1/3 (4:09)

Cruel Kindness (1967) - Teil 2/3 (5:09)

Cruel Kindness (1967) - Teil 3/3 (3:46)

Extended response time

——schnipp——
Dear Friends, Collegues, Partners and Strangers

I will reduce my online communication time, especially e-mail, from december 15th to january 4th.

Please be aware that it may take several days until you receive a response to your message.

In cases of urgency just send me an SMS to +41 79 370 56 21 or a Twitter DM to call my attention to your e-mail in my inbox.

I wish you a wonderful christmas time and happy new year!

Best Regards
Andreas Von Gunten
——-schnapp——-

Das ist mein derzeit aktiver Out-of-office Text bei meinen E-Mail Accounts. Meistens steht ja in solchen Texten, dass jemand nicht im Büro sei. Darum heisst es ja auch out-of-office reply. Doch eigentlich können wir ja mittlerweile auch dann E-Mails nutzen, bzw. kommunizieren, wenn wir nicht im Büro sind, ja, es wird sogar erwartet, dass du auch von unterwegs immer sofort antwortest.

Ich bin bis zum 2. Januar in New York, und dort könnte ich auch E-Mails lesen und senden. Es hat nicht viel damit zu tun, dass ich nicht im Office bin und darum technisch nicht in der Lage wäre zu antworten, sondern es hat damit zu tun, dass ich einfach mal für eine Weile etwas weniger schnell kommunizieren möchte ohne dabei unflätig zu erscheinen.

Darum versuche ich es mal auf diese Weise. Und während ich diesen Autorespondertext geschrieben habe, ist mir gleich durch den Kopf geschossen, dass ich den einfach hin und wieder einschalten werde, wenn ich mir etwas weniger Hektik wünsche, auch wenn ich nicht out-of-office bin, mal sehen…

Kommunikationskompetenzen zu entwickeln ist unsere Pflicht

In der NZZ am Sonntag Nr. 7 vom 17. Februar 2008 ist ein Interview mit dem Paarforscher Kurt Hahlweg erschienen. (Hier auch online verfügbar)

Er macht darauf aufmerksam, dass vor allem mangelnde und/oder mangelhafte Kommunikation die Ursachen für fast alle Beziehungsprobleme sind.

Zu diesem Thema empfehle ich ergänzend die Bücher von Friedemann Schulz von Thun: Miteinander Reden Band1, Band 2 und Band 3.

Das Problem der schlechten oder nicht stattfindenden Kommunikation betrifft keineswegs nur Paarbeziehungen, sondern alle Arten von persönlichen Beziehungen, insbesondere auch die Beziehungen, die wir im Berufsleben eingehen. Darum ist die Auseinandersetzung mit dem Thema Kommunikation zwischen Menschen für uns alle immer wieder sinnvoll.

Kommunikationsfähigkeit und Grundlagenwissen darüber, wie die zwischenmenschliche Kommunikation funktioniert, sind Teil der Basiskompetenzen die wir brauchen um ein zufriedenes Leben führen zu können. Diese zu erwerben und zu pflegen gehört daher zu unseren Pflichten als Menschen in Gesellschaft.

Finde die Unterschiede! - zwei Stories, zwei Bilder, eine Idee.

Dieses Bild auf S.85 zum Artikel in der NZZ am Sonntag vom 18. November 2007 haben wir doch irgendwo schon mal gesehen?

Richtig, in der Zeit vom 31. Oktober 2007 auf Seite 79:

Der Schirm, die Wäscheleine, der Dachstock, die Decke, alles da. Bei der NZZ am Sonntag geht es um die Künstschaffenden und bei der Zeit um freie Medienschaffende. 

 

 
Nicht, dass mich das stört, auch nicht erstaunt, eher amüsiert...

Der Mensch in Gesellschaft

Menschen leben in Gesellschaften. Es gibt zwei Arten von möglichen Gesellschaften, die offene, pluralistische und die geschlossene, gleichgeschaltete. (Karl Popper)

Die geschlossene, gleichgeschaltete zeichnet sich dadurch aus, dass es festgeschriebene, ewiggültige Wahrheiten im Sinne von Dogmata gibt, die von einer Elite in der Regel mit Gewalt durchgesetzt werden. Diese grundlegenden Dogmata verneinen üblicherweise die Tatsache, dass Menschen individuelle Bedürfnisse haben, oder sie gehen davon aus, dass diese individuellen Bedürfnisse den kollektiven Wünschen, die diese Elite erkannt hat, grundsätzlich zu unterstellen sind. Burma, Iran, China, die Sowjetunion, die DDR, Nazideutschland, usw. sind aktuelle bzw. historische Beispiele für solche Gesellschaften.

Wir leben in der Schweiz, in Europa, in den USA und an vielen weiteren Orten zum Glück in einer offenen, pluralistischen Gesellschaft. Wir gehen grundsätzlich davon aus, dass Menschen verschieden sind und individuelle Bedürfnisse haben, deren Befriedigung zum persönlich empfundenen Glück beitragen. Um diesen individuellen Bedürfnissen gerecht zu werden wird in der offenen Gesellschaft der persönlichen Freiheit sich zu entfalten ein hoher Stellenwert eingeräumt.

Da der Mensch aber auch in der offenen Gesellschaft per Definition eben in Gesellschaft lebt, hat diese persönliche Freiheit auch ihre Grenzen. Diese Grenzen liegen dort wo des Einen persönliche Freiheit einem anderen Menschen oder der Gesellschaft schaden zufügt (John Stuart Mill).

Diese Grenzen entziehen sich aber einer objektiven Erschliessung, darum muss eine offene Gesellschaft diese Grenzen immer wieder neu beurteilen. Diese Beurteilung geschieht am effektivsten durch Diskussion der vorgebrachten Argumente aus verschiedenen Blickwinkeln der jeweils Betroffenen.

Aus diesem Grund ist die bestmögliche Staatsform der offenen Gesellschaft eine Mischung aus parlamentarischer und direkter Demokratie, die föderalistisch nach dem Subsidiaritätsprinzip aufgebaut ist und den Bürgern dadurch sehr weitgehende Möglichkeiten der Mitbestimmung einräumt.

Damit eine solche Demokratie aber funktionieren kann, hat der Mensch für seine Freiheit einen Preis zu bezahlen. Dieser Preis heist Verantwortung. Verantwortung für das eigene Denken und Handeln.

Um dieser Verantwortung gerecht zu werden, braucht es mindestens zwei Fähigkeiten zu deren lebenslangen Weiterentwicklung der freie Mensch in der offenen Gesellschaft angehalten ist. Die Fähigkeit zur Empathie und die Fähigkeit zum kritischen Denken.

Durch Empathie entsteht Solidarität und der Wunsch, das Leid zu minimieren und das Glück zu maximieren, und zwar gerade auch für die anderen Menschen und Geschöpfe des gemeinsamen Lebensraums.

Das kritische Denken ermöglicht es u.A., seine immer vorhandenen Vorurteile und seine eigenen Gefühle und Geisteshaltungen wie Neid, Hass, Egoismus, usw. in die Beurteilung einer Sachlage miteinzubeziehen, Argumente von Diskussionspartnern von verschiedenen Standpunkten aus zu betrachten, sowie plumpe rethorische Manipulationsversuche zu entlarven.

Beide Kompetenzen sind in unseren Anlagen vorhanden, wir haben dabei allerdings die Wahl diese verkümmern zu lassen oder sie zu entwickeln. Aus meiner Sicht, sind diejenigen, die die offene Gesellschaft mitgestalten wollen, zu Letzerem verpflichtet.

"Der Rest aber ist oft genug Ausprobieren."

"Der Rest aber ist oft genug Ausprobieren". Diesen Satz schreibt  Florian Steglich im zweiten Teil seiner  dreiteiligen Besprechung des neuen Buches von Roger Schawinski,  mit dem Titel "Die TV-Falle", im Medienlese Blog.

Es geht darum, dass im Buch über die Insights des TV Geschäfts, dem ewigen Kampf um Zuschauer, gemessen in Quoten, offenbar klar gemacht wird, dass man in der Regel nicht voraussagen kann, ob etwas ein Hit wird oder nicht.

Auch wenn wir es anders empfinden. Dieses Unwissen ist eine wesentliche Komponten unseres Daseins und damit auch aller unternehmerischer Tätigkeit. Weder TV-Sender und Hollywood, noch die Musikindustrie oder sonst jemand, kann einen sogenannten Hit auf dem Reissbrett entwickeln. Sie alle müssen ausprobieren. Wie sonst wären die Megaflops, die es immer wieder gibt, zu erklären?

Der Mensch und die Gesellschaft sind zu komplex, als dass wir deren Verhalten aufgrund ein paar weniger Parameter voraussagen könnten.

Natürlich kann man gescheiter und weniger gescheit ausprobieren, aber dazu äussere ich mich vielleicht ein anderes mal.

Heute beginnt meine Sommerpause

Ich habe mir zu Beginn dieses Jahres vorgenommen, zwischen dem 1. Juli und dem 31. August eine Art "Sommerpause" einzulegen. Der Umzug nach Zürich und ein paar andere unvergesehene Herausforderungen haben zwar dazu geführt, dass einige wenige Projekte auch während dieser Zeit meine Aufmerksamkeit erfordern, was mich allerdings nicht daran hindern wird, meinen Alltag ein wenig anders als sonst zu gestalten.

Es geht mir nicht darum zwei Monate lang nichts zu tun, sondern während dieser Zeit die Prioritäten gezielt etwas anders zu setzen, alles Alltägliche zu Hinterfragen, und mir vor allem mehr Zeit zu nehmen um ein paar Ideen intensiver nachzugehen, die mich seit längerem beschäftigen. Weiterhin möchte ich diese paar Wochen nutzen um verschiedene Bekannte und Freunde wieder einmal zu besuchen, die ich schon länger nicht mehr persönlich getroffen habe. Last but not least, werde ich noch eine Woche in Montreux am Jazz Festival weilen und 2 Wochen Ferien, voraussichtlich in Italien, verbringen.

Twitter Meldungen werde ich während dieser Zeit eher spährlich senden (ausser der automatischen Hinweise auf die Blog Artikel), sicher setze ich hin und wieder einen Plaze, und weitere Beiträge auf dieser Website sind wohl auch zu erwarten.

Ich werde allerdings weniger gut erreichbar sein, bzw. es wird unter Umständen länger dauern, bis ich auf eine Nachricht, egal auf welchem Kanal sie eintrifft, reagiere. Ich werde kaum Verpflichtungen für und während dieser Zeitspanne eingehen und mehr als sonst unterwegs sein.

Ich freue mich und bin gespannt, ob ich am 1. September der Meinung sein werde, dass das eine gute Idee war :-) 

Claudio di Bene - digitaler Tourist

Claudio di Bene in BernVor ungefähr zwei Jahren habe ich diesen Herrn schon mal in Bern gesehen und angesprochen, weil ich auch gerade mit einem Tablet PC in der Altstadt unterwegs war :-). Ich spreche leider kein Italienisch und er offenbar nur, was uns die Verständigung nicht gerade erleichterte. Jetzt habe ich Ihn kürzlich wieder in Bern angetroffen und diesmal auch knipsen dürfen. Nach dem "Fototermin" :) hat er eine arg zernknitterte Fotokopie eines Zeitungsartikels aus seiner Tasche gekramt. Diesem Artikel ist zu entnehmen, dass er Claudio die Bene heisst und sich als digitalen Touristen bezeichnet. Aber lesen Sie selbst Archiv auf espace.ch (nach dem Klicken nach unten scrollen).

Oder hier im Auschnitt des Bund vom 30.Juli 2005:

Artikel zu Claudio di Bene im Bund 30.7.2005 

Was ist Aufklärung?

Man kann es einfach nicht oft genug zitieren:

"Aufklärung ist der Ausgang des Menschen aus seiner selbstverschuldeten Unmündigkeit. Unmündigkeit ist das Unvermögen, sich seines Verstandes ohne Leitung eines anderen zu bedienen. Selbstverschuldet ist diese Unmündigkeit, wenn die Ursache derselben nicht am Mangel des Verstandes, sondern der Entschliessung und des Mutes liegt, sich seiner ohne Leitung eines anderen zu bedienen. Sapere aude! Habe Mut, dich deines eigenen Verstandes zu bedienen! "

Immanuel Kant

Quellentext auf Wikisource 

via "Der Verwerter"