Inbox Zero - vollautomatisch

Die E-Mail Inbox und mich verbindet eine innige Hassliebe. Ich war ja von Anfang an begeistert von der E-Mail und ich weiss noch gut wie gewisse Leute damals den Kopf geschüttelt haben, als wir uns 1994, obwohl im selben Office sitzend, Nachrichten via Windows Mail zugestellt haben, anstatt miteinander zu reden :-)

In der Zwischenzeit ist die E-Mail aber eher einer Plage geworden. Nein, ich spreche nicht von SPAM, dieses Problem hat mit Google gelöst. E-Mail ist einfach ein Zeitfresser und für viele Dinge schlicht nicht geeignet. Kommt dazu, dass sich leider die wenigsten Gedanken darüber machen, was sie mit ihren E-Mails auf der Empfängerseite anrichten.

Eine der Hauptgründe warum E-Mail nicht wirklich Freude bereitet, liegt daran, dass die Nachrichten losgelöst vom Kontext in welchem Sie entstanden sind und/oder später gebraucht werden, in die Inbox flattern. Ein weiterer ist der, dass E-Mail schlicht nicht für die Collaboration zwischen mehr als 2 Personen und über einen längeren Zeitraum als 2 Tage geeignet ist. Darum freue ich mit auf Salesforce Chatter und Google Wave.

Aufgrund des Kontext Problems weiss man nie genau, was man mit einer E-Mail nun wirklich machen soll, wenn man sie gelesen hat. Oft bleibt sie als Reminder für irgendwas in der Inbox. Es kommen weitere Mails dazu und die Inbox wird zur Qual, weil sie erstens voll ist von Remindern die man eigentlich nicht braucht, aber sich doch nicht getraut darauf zu verzichten und weil zweitens, jedes Mail ein völlig anderes Thema betrifft.

Produktiv arbeiten lässt sich am besten, wenn man eine Weile lang auf ein Thema fokussiert ist. Darum arbeiten viele mit Folders oder bei Google Mail mit Labels für die Sortierung ihrer E-Mails. Das ist schon mal ein guter Anfang, aber irgendwie habe ich trotzdem meine Inbox nur mit grosser Mühsal jeweils auf Zero runter gebracht. Und vor allem hatte ich immer noch viel zu viele Tage, an denen ich zwar die Inbox leer hatte am Abend, mich aber das dumpfe Gefühl begleitete, nichts, überhaupt nichts, erreicht zu haben.

Während meines Aufenthaltes in New York vor ein paar Wochen, ist mir dann mal wieder aufgefallen, wieviele E-Mails sich von selbst erledigen und wie oft es eigentlich gar nicht nötig ist darauf zu antworten.

Darum habe ich nach meiner Rückkehr seit Anfang Januar damit begonnen für jeden Absender der mir eine E-Mail schickt, und ich meine wirklich jeden ohne Ausnahme, in meinem Google Mail Account einen Filter zu setzen.

Die Mail wird aufgrund des Absenders einem Label zugeordnet und automatisch archiviert. Das heisst, die E-Mail erscheint gar nicht erst in meiner Inbox.

Nach und nach wurde meine Inbox sauberer und mittlerweile schaffen es vielleicht noch 5,6 Mails pro Tag in den Posteinangang ohne von einem Filter abgefangen zu werden. Doch auch für diese richte ich konsequent Filter ein, sodass es irgendwann mal nur noch Mails von neuen Kontakten sein sollten, die da rein kommen.

Die E-Mails sind dadurch natürlich noch nicht bearbeitet, aber sie sind bereits nach Themen vorsortiert und die Spreu ist vom Weizen getrennt.

Alle Werbemails und Newsletter, die ich zwar haben will, die mich aber nicht in meinem Arbeitsfluss stören sollen, sind schön getrennt von den Mails die ich von Menschen kriege. Diese wiederum sind nach Projekt / Thema vorsortiert.

Die E-Mails in den entsprechenden Labels werden nur noch dann bearbeitet, wenn ich mich mit dem entsprechenden Thema beschäftige.

Dringende E-Mails gibt es für mich nicht mehr, bzw. ich habe gemerkt, dass ich schon weiss, wann was wirklich dringendes zu tun ist. Kommt dazu, dass jeder Mensch der mit mir arbeitet, meine Mobile Nummer kennt, um mich in wirklich dringenden Fällen erreichen zu können. Und wenn das nicht reicht, gibt es noch die tausend anderen Kanäle wie Twitter, Facebook, Google Talk, Skype, und und und.

Ich bin sehr begeistert von dieser Arbeitsweise und kann Euch sagen, dass ich durch diese simple Massnahme den persönlichen Stress in den letzten 2 Monaten massiv reduziert, sowie meinen Output erhöht habe.

Das wichtigste für zufriedene und produktive Arbeit ist Herr (oder Frau :-) über seine Zeit und seinen Arbeitsfluss zu sein. Das geht natürlich nicht zu 100% aber es geht viel besser, wenn die E-Mail Turbine aus dem Blickfeld verschwindet und ohne Aufsicht weiterdreht.

Mir ist klar, dass das keine weltbewegende Geschichte ist. Filtern kann sogar Outlook :-). Doch habe ich noch nicht viele getroffen, die das auch so umsetzen und ich habe selber lange gebraucht, bis ich gemerkt habe, wie nützlich diese Filter sein können.

Vielleicht kann das den einen oder anderen Inbox gestressten inspirieren, sowas auch mal auszuprobieren. Wie gesagt, das ginge wohl auch in Outlook, aber der Vorteil von Google Mail ist natürlich, dass die Filter einmal erstellt, Client unabhängig funktionieren.

Viel Spass mit der leeren Inbox und geniesst die neu gewonnene Zeit!

Google Wave wird mir das Leben erleichtern

Es sind ja jetzt schon einige am Waven und vieles ist dazu schon geschrieben worden. Als das Produkt vor ein paar Monaten vorgestellt wurde, war ich sofort davon überzeugt, dass das eine tolle Geschichte wird.

Vor mehr als 3 Jahren habe ich hier mal darüber geschrieben, warum es so schwierig ist die Inbox freizuhalten. Genau das dort beschriebene Problem des fehlenden Kontextes wird Google Wave lösen. Die Wave ist der Kontextcontainer. Daniel Tenner hat hier sehr treffend zusammengefasst welche weiteren E-Mail Probleme Wave lösen wird, und dass es nicht darum geht, dass Wave ein Ersatz für Twitter oder Facebook sein will.

Die grösste Herausforderung wird in der genügend schnellen Verbreitung liegen. Ich habe zwar jetzt endlich einen Wave Account aber die meisten meiner Collaborationpartner aus dem Alltag haben einen solchen nicht. Erst wenn ich mit jedem beliebigen den meisten Partnern so waven wie ich heute e-mailen und telefonieren kann, wird es wirklich funktionieren.

Weil Google Wave aber von Anfang an mit API ausgestattet hat und bereits solche Vorhaben wie diese Salesforce Integration im Anflug sind, bin ich ziemlich zuversichtlich, dass es schneller geht, als wir uns im Moment vorstellen, bis sehr viele Leute Wave nutzen werden.

xFruits - E-Mail Newsletter im Google Reader statt in der E-Mail Inbox

xFruits bietet diverse Services an, um RSS Feeds in andere Formate zu wandeln oder bestimmte Inputkanäle zu RSS Feeds zu machen. Für jede Anwendung gibt es so genannte Bricks, die ganz einfach konfiguriert werden können. RSS to E-Mail, RSS to PDF oder (E-Mail) Post to RSS, usw.

Der Post to RSS Dienst kann nun dazu verwendet werden, abonnierte E-Mail Newsletter in RSS Feeds zu transferieren, damit diese nicht mehr in der Inbox, sondern im Google Reader gelesen werden können. 

Nachdem ein Post to RSS Brick konfiguriert ist, erhält man eine E-Mail Adresse eines RSS Feeds bei xFruits (z.B. 12442215@rss.xfruits.com), sowie die entsprechende RSS-Feed Adresse dazu. Jede E-Mail an diese Adresse wird nun in den RSS Feed eingefügt. Natürlich könnte nun gleich diese E-Mail Adresse als Newsletterempfänger Adresse eingesetzt werden. Ich empfehle aber noch einen Zwischenschritt einzuschalten:

Richten Sie eine Google Mail Adresse ein, die sie für alle Newsletter Abos verwenden. Dort machen Sie eine Regel (einen Filter) der diese Mails an die E-Mail Adresse Ihres RSS Feeds weiterleitet. Dadurch haben Sie die Newsletter gleichzeitig noch in einem indizierten Speicher archiviert und können diese jederzeit durchsuchen.

Warum sollen Sie das tun? Nun, damit Ihre E-Mail Inbox von Infoballast befreit wird und diese vor allem zur Kommunikation benützt werden kann. 

E-Mail SPAM und die Weisheit der Vielen

Im DRS1 Rendez-vouz vom 22. September erzählt Guido Berger von einem neuen Verfahren gehen Spam. Er beschreibt wie Firmen "schwarze Listen", sogenannte Blacklists von IP-Adressen von Servern führen, von denen SPAM verschickt worden war. Diese IP Adressen können dann von den Providern zum sperren der einkommenden Mails benützt werden.

Unabhängig von der Frage ob dieses Blacklist-Verfahren als "neu" bezeichnet werden kann oder nicht (ich bin da anderer Meinung als der Autor), weisst der Beitrag auf ein wichtiges Problem im Zusammenhang mit Blacklists hin. Ein Problem, dass sich übrigens immer stellt, wenn irgendwo sogenannte "schwarze Listen" zum Einsatz kommen:

Wer entscheidet, ob jemand auf eine Blacklist kommt? Wer spielt hier den Richter über gut und böse? Die Welt ist nicht binär und gerade bei den unzähligen SPAM Blacklists zeigt sich sehr gut, dass es einfach sehr viele Eiferer gibt, die immer zur Stelle sind, wenn es darum geht zu richten. Ist man dann einmal auf einer solchen Liste gelandet, ist es dann auch sehr schwer wieder gelöscht zu werden.

Eine andere Möglichkeit als Blacklists zur SPAM-Abwehr zu benützen stellen regelbasierte Systeme dar, wie sie häufig in E-Mail Programmen wie Outlook anzutreffen sind. Doch auch diese haben Ihre Tücken. Ein Beispiel: So ist es zwar so, dass Spam Mails oft HTML-Komponenten beinhalten, die durch den Aufruf von Bildern, die auf bestimmten Servern liegen, sich bestätigen lassen, dass die E-Mail Adresse existiert. Aus diesem Grund deklarieren viele regelbasierte Anti-SPAM Programme solche Mails als SPAM. Nun gibt es aber auch viele Anwendungen derselben Methode, die nichts mit SPAM zu tun haben. Die Feedburner Signatur in meinen E-Mails würde zum Beispiel durch die strikte Anwendung dieser Regel als SPAM-Email deklariert. 

Die Firma Cloudmark, deren Spamfilter ich nun schon seit einigen Jahren benütze, hat hier m.E. das Ei des Columbus gefunden. Cloudmark verwendet zwar letztendlich auch ein Blacklist-Verfahren, allerdings mit dem grossen Unterschied, dass Millionen von Usern diese Blacklist permanent pflegen und diese eher auf die einzelnen Mails als auf den Absender Server angewendet wird. Das bedeutet, wenn immer ein User ein Mail als SPAM deklariert, wird diese deklaration an Cloudmark zurückgemeldet. Wenn genügend User derselben Meinung sind, wird dieses besagte Mail bei allen anderen Usern auch als SPAM deklariert. Genauso verhält es sich im umgekehrten Falle. Wenn ein User ein als Spam deklariertes Mail als unbedenklich meldet, und dass viele andere auch so sehen, wird das Mail aus der Blacklist entfernt. Dabei werden die Meldung der User noch zusätzlich gewichtet. Das heisst, ein User der regelmässig Spammeldungen macht, die von der Mehrheit mitgetragen werden, erhält mehr Gewicht mit seiner Meldung, als wenn er jedesmal korrigiert wird. Zum Beispiel weil er vergessen hat einen Newslette abonniert zu haben und diesen nun einfach als SPAM meldet. Meine und die Erfahrung vieler meiner Kollegen, die das Produkt auch benützen zeigen, dass dieser SPAM Filter am zuverlässigsten die Spreu vom Weizen trennt.

Die Cloudmark Anti-SPAM Lösung ist übrigens ein sehr interessantes Beispiel für eine praktische Anwendung der Ideen aus "Die Weisheit der Vielen"

Die Inbox freihalten? - Teil II - Projekt Collaboration

Im Teil I dieser Artikelserie habe ich dargelegt, dass wir eine Lösung brauchen, die uns hilft die E-Mails im Zusammenhang des jeweiligen Themas (Kontext) schnell und einfach abzulegen um ein anwachsen einer unübersichtlichen, pseudosystematischen Ordnerstruktur zu verhindern.

Es gibt zwei Lösungsmöglichkeiten die uns helfen können auf eine solche Inbox-Ablage zu verzichten. Bei der ersten werden die Mails bereits vor dem versenden am richtigen Ort abgelegt, sodass der Empfängder dieses nach Kenntnisnahme und Einleitung allfälliger Massnahmen einfach löschen kann, weil er weiss, dass die Information bereits am richtigen Ort gespeichert wird. Bei der zweiten Möglichkeit legt der Empfänger die E-Mail nach der Durchsicht sofort am richtigen Ort ab. Das erstgenannte Verfahren ist dabei natürlich das bessere, weil für den Empfänger keine zusätzliche Arbeit mehr nötig ist, das Mail ist ja schon Kontextbezogen abgelegt. Diese Lösung funktioniert aber nur, wenn alle Beteiligten auch auf diese Daten zugriff haben, darum ist der zweigenannte Weg realistischerweise öfters anzuwenden.

Es gibt aber einen häufigen Fall in welchem die erste Löung perfekt funktionieren würde, sofern die richtigen Werkzeuge eingesetzt werden und die Beteiligten bereit sind, ihre bisherigen Verhaltensweisen zu ändern. Ich spreche von Projekten. (Natürlich meine ich damit die 80% der kleinen und mittleren Projekte wie sie in der Regel anzutreffen sind und nicht den Bau eines Flugzeuges, oder einen Flug zum ehemaligen Planeten Pluto)

Im Rahmen von Projekten sollte wenn immer möglich eine Collaboration Lösung eingesetz werden, welche das Posten von Beiträgen auf der Zusammenarbeitsplattform in Kombination mit E-Mail Notification ermöglicht. Der Effizienzgewinn ist enorm, denn alle Mails die das Projekt betreffen (den Kontext) können nach dem Lesen sofort gelöscht werden. Kann die Sache gleich erledigt werden sowiso (15 Sekunden Regel), gilt es eine Aufgabe auf später zu terminieren, kann diese auf der Collaborationumgebung gespeichert werden usw.

Eine einfache aber wirkungsvolle Lösung ist das Produkt basecampHQ von 37Signals. Das Produkt bietet in Sachen kollaborativer Projektabwicklung alles was es braucht um effizient zusammenzuarbeiten. Der Einsatz dieser oder ähnlicher Lösungen (ich werde hier sicher einmal eine Zusammenstellung publizieren) hilft allen Projektmitarbeitenden ihre Inbox weniger zu belasten, sofern wirklich konsequent damit gearbeitet wird. Das dies nicht einfach zu erreichen ist, ist mir auch bewusst doch dazu ein andermal mehr :-)

Kurznachrichten auf die Betreffzeile beschränken

Ich verschicke immer mal wieder eine E-Mail deren Nachricht sich auf die Betreffzeile beschränkt. Das ist nicht unhöflich sondern macht Sinn, weil es sowohl für Sender und Empfänger zeitsparend ist. Natürlich sollte das nicht die Regel sein, aber Gelegenheiten zu solchen Kurznachrichten gibt es doch einige.

Im LiveClever Blog habe ich nun aber noch eine zusätzliche sehr nützliche Idee gesehen: Die Nachricht mit einem [end] abzuschliessen, macht es dem Empfänger wirklich klar, dass er das Mail nicht einmal zu öffnen braucht. Es kann in der Regel nach Kenntnisnahme einfach und am besten sofort gelöscht werden.

Beispiel:

Schreiben Sie in die Betreffzeile nicht: "Verspätung" und dann in der Nachricht den Text, dass Sie heute evtl. 10 Min. später an die Sitzung kommen, sondern gleich die ganze Nachrich in den Betreff: "Ich verspäte mich wahrscheinlich ca. 10 Min. [end]".

Lesen Sie dazu auch den Artikel auf dem LifeClever Blog. 

Die Inbox frei halten? Ja, gerne aber wie? - Teil I - Kontext

Das Schweizerische Produktivitätsinstitut hat auf ihrem Blog eine Checkliste (PDF) mit nützlichen Tipps zum produktiven Umgang mit E-Mails bereitgestellt. Der Tipp Nr.3 heisst: "Halten Sie Ihre Inbox frei". Die meisten Menschen finden diesen Tipp sinnvoll und würden ihn auch gerne befolgen, nur wissen sie nicht wie.

Natürlich können alle E-Mails, die länger als 15 Bearbeitungssekunden benötigen, in einen anderen Ordner verschoben werden. In der Regel ist das Ergebnis dann einfach einer oder mehrere neue Ordner, die die 500 oder mehr E-Mails beinhalten. Die Übersicht geht wieder genauso verloren, wie wenn diese E-Mails in der Inbox liegen würden. Die E-Mails werden weiterhin mehrmals geöffnet, überflogen und wieder zugeklickt. Manchmal wochen-, ja monatelang.

Der Grund dafür liegt darin, dass die Mails immer noch im E-Mail Client liegen und damit ausserhalb des Kontextes der Nachricht.

Wissensarbeit bedeutet heute, gleichzeitig in vielen verschiedenen Kontexten* (oder Themen) zu arbeiten. Diese Kontexte können Projekte sein oder kleinere zusammenhängende Vorhaben, Ideen die noch nicht realisierungsreif sind, Kundenanfragen aller Art, usw.

Neben Mails gehören in der Regel noch weitere Objekte zu diesen Kontexten. Zum Beispiel Personendaten (Kontakte), andere Dokumente wie Word, Exel PDF's, Telefonnotizen, Aufgabenlisten, Termine, delegierte Aufgaben usw.

Meistens sind die von uns eingesetzten Applikationen aber nicht so miteinander verknüpft, dass alle Informationen die zu einem Kontext (Thema) gehören, auch zusammen abgespeichert werden bzw. zusammen sichtbar oder auffindbar sind. So finden wir in den Unternehmen verschiedenste Speicherorte vor: das leidige gemappte Drive, ggf. ein Intranet, das ERP System, vielleicht noch eine CRM Lösung, die Unternehmenswebsite und natürlich den E-Mail Client, oft mit Aufgaben und Terminverwaltung.

Dieser Setup entspricht aber nicht mehr unseren (Wissens-) Arbeitsbedürfnissen. Zu einem ganz bestimmten Kontext (Thema) gehören z.B die Kontakthistorie im CRM System, Preislisteninformationen im ERP, verschiedene Projektfiles auf dem Drive sowie ein paar Checklisten auf dem Intranet und natürlich alle Mails die dazu im Laufe der Zeit eintrudeln bzw. gesendet werden.

Wo wollen Sie in einem solchen Falle die Mails nun ablegen. Es gibt offenbar keinen bessern Ort, als ein passender Ordner im Mailclient. In der Regel werden Sie nun verschiedenste, im jeweiligen Erstellungsmoment sehr systematisch erscheinende Ordnerstrukturen anlegen. Einmal nach Projektnamen, ein andermal nach Nachnamen, Vornamen der Person, dann vielleicht nach Monat und Wochen, usw.

Die Mails bleiben entweder nach kurzer Zeit wieder in der Inbox, oder es entsteht eine vollständig unübersichtliche, sich ständig verändernde Ordnerstruktur, welche genauso regelmässig durchgeklickt wird, wie früher die Inbox.

Es gibt eine sinnvolle Lösung für dieses Problem: Es braucht einen übergeordneten Container für alle "Dinge" die zu einem bestimmten Kontext (Thema) gehören und es braucht eine einfache Lösung um alle Mails, ob eingegangene oder gesendete zu diesem Kontext abzuspeichern.** Erst dann werden die Menschen ihre Inbox wirklich frei halten können. Weil sie dann in der Lage sind, die oft mit einem Mail verbundene Planung des nächsten Schrittes zum Kontext zu speichern und nicht zur Nachricht. Dies wiederum verschafft die Sicherheit nichts zu vergessen. (Und diese meine ich im Gegensatz zum Kontextbegriff sehr wohl im Sinne von David Allen --> siehe unten)

Eine solche Lösung erlaubt es jedes Mail einmal zu öffnen, es kurz zu lesen, und im Falle dass es nicht in 15 Sekunden erledigt werden kann, per einfachem Mausklick dem Kontext hinzuzufügen und sich ggf. eine Aufgabe (natürlich auch innerhalb dieses Kontextes) zu erstellen und diese zu planen. Oder sie erlaubt eine Antwort zu schreiben und diese nach dem Versand automatisch und inkl. der ursprünglichen Nachricht zum Kontext zu speichern. Solche Mails sind auch gleich archiviert und können danach ohne mit der Wimper zu zucken in der Inbox gelöscht werden. Solche Mails finden Sie auch immer wieder, denn den Kontext und die Kontakte vergessen Sie in der Regel nicht.

Ich weiss, diese Lösungen sind noch dünn gesägt, aber es gibt sie. In einem nächsten Beitrag werde ich Ihnen ein Beispiel zeigen.

*Der Begriff Kontext, wie er hier benützt wird ist nicht zu verwechseln mit David Allens Kontextbegriff in Getting Things Done

**Eine andere Lösung besteht darin, eine Volltextsuche bereitzutellen, die alle verfügbaren Inhaltsspeicher miteinbezieht. Der Kontext wird dann durch den Zusammenhang der Sucheregbnisse hergestellt. Dieser Weg ist. m.E. nur der Zweitbeste, in der Realität aber oft der einzig mögliche.