Auf der deutschen ZDNet wurde vor ein paar Tagen ein interessanter Artikel zu den aktuellen Entwicklungen bei Salesforce.com publiziert. Es wird die Kooperation mit Google thematisiert, wie auch die neuen Initiativen in den Bereichen SOA und Content Management.
Das Schweizerische Produktivitätsinstitut hat auf ihrem Blog eine Checkliste (PDF) mit nützlichen Tipps zum produktiven Umgang mit E-Mails bereitgestellt. Der Tipp Nr.3 heisst: "Halten Sie Ihre Inbox frei". Die meisten Menschen finden diesen Tipp sinnvoll und würden ihn auch gerne befolgen, nur wissen sie nicht wie.
Natürlich können alle E-Mails, die länger als 15 Bearbeitungssekunden benötigen, in einen anderen Ordner verschoben werden. In der Regel ist das Ergebnis dann einfach einer oder mehrere neue Ordner, die die 500 oder mehr E-Mails beinhalten. Die Übersicht geht wieder genauso verloren, wie wenn diese E-Mails in der Inbox liegen würden. Die E-Mails werden weiterhin mehrmals geöffnet, überflogen und wieder zugeklickt. Manchmal wochen-, ja monatelang.
Der Grund dafür liegt darin, dass die Mails immer noch im E-Mail Client liegen und damit ausserhalb des Kontextes der Nachricht.
Wissensarbeit bedeutet heute, gleichzeitig in vielen verschiedenen Kontexten* (oder Themen) zu arbeiten. Diese Kontexte können Projekte sein oder kleinere zusammenhängende Vorhaben, Ideen die noch nicht realisierungsreif sind, Kundenanfragen aller Art, usw.
Neben Mails gehören in der Regel noch weitere Objekte zu diesen Kontexten. Zum Beispiel Personendaten (Kontakte), andere Dokumente wie Word, Exel PDF's, Telefonnotizen, Aufgabenlisten, Termine, delegierte Aufgaben usw.
Meistens sind die von uns eingesetzten Applikationen aber nicht so miteinander verknüpft, dass alle Informationen die zu einem Kontext (Thema) gehören, auch zusammen abgespeichert werden bzw. zusammen sichtbar oder auffindbar sind. So finden wir in den Unternehmen verschiedenste Speicherorte vor: das leidige gemappte Drive, ggf. ein Intranet, das ERP System, vielleicht noch eine CRM Lösung, die Unternehmenswebsite und natürlich den E-Mail Client, oft mit Aufgaben und Terminverwaltung.
Dieser Setup entspricht aber nicht mehr unseren (Wissens-) Arbeitsbedürfnissen. Zu einem ganz bestimmten Kontext (Thema) gehören z.B die Kontakthistorie im CRM System, Preislisteninformationen im ERP, verschiedene Projektfiles auf dem Drive sowie ein paar Checklisten auf dem Intranet und natürlich alle Mails die dazu im Laufe der Zeit eintrudeln bzw. gesendet werden.
Wo wollen Sie in einem solchen Falle die Mails nun ablegen. Es gibt offenbar keinen bessern Ort, als ein passender Ordner im Mailclient. In der Regel werden Sie nun verschiedenste, im jeweiligen Erstellungsmoment sehr systematisch erscheinende Ordnerstrukturen anlegen. Einmal nach Projektnamen, ein andermal nach Nachnamen, Vornamen der Person, dann vielleicht nach Monat und Wochen, usw.
Die Mails bleiben entweder nach kurzer Zeit wieder in der Inbox, oder es entsteht eine vollständig unübersichtliche, sich ständig verändernde Ordnerstruktur, welche genauso regelmässig durchgeklickt wird, wie früher die Inbox.
Es gibt eine sinnvolle Lösung für dieses Problem: Es braucht einen übergeordneten Container für alle "Dinge" die zu einem bestimmten Kontext (Thema) gehören und es braucht eine einfache Lösung um alle Mails, ob eingegangene oder gesendete zu diesem Kontext abzuspeichern.** Erst dann werden die Menschen ihre Inbox wirklich frei halten können. Weil sie dann in der Lage sind, die oft mit einem Mail verbundene Planung des nächsten Schrittes zum Kontext zu speichern und nicht zur Nachricht. Dies wiederum verschafft die Sicherheit nichts zu vergessen. (Und diese meine ich im Gegensatz zum Kontextbegriff sehr wohl im Sinne von David Allen --> siehe unten)
Eine solche Lösung erlaubt es jedes Mail einmal zu öffnen, es kurz zu lesen, und im Falle dass es nicht in 15 Sekunden erledigt werden kann, per einfachem Mausklick dem Kontext hinzuzufügen und sich ggf. eine Aufgabe (natürlich auch innerhalb dieses Kontextes) zu erstellen und diese zu planen. Oder sie erlaubt eine Antwort zu schreiben und diese nach dem Versand automatisch und inkl. der ursprünglichen Nachricht zum Kontext zu speichern. Solche Mails sind auch gleich archiviert und können danach ohne mit der Wimper zu zucken in der Inbox gelöscht werden. Solche Mails finden Sie auch immer wieder, denn den Kontext und die Kontakte vergessen Sie in der Regel nicht.
Ich weiss, diese Lösungen sind noch dünn gesägt, aber es gibt sie. In einem nächsten Beitrag werde ich Ihnen ein Beispiel zeigen.
*Der Begriff Kontext, wie er hier benützt wird ist nicht zu verwechseln mit David Allens Kontextbegriff in Getting Things Done
**Eine andere Lösung besteht darin, eine Volltextsuche bereitzutellen, die alle verfügbaren Inhaltsspeicher miteinbezieht. Der Kontext wird dann durch den Zusammenhang der Sucheregbnisse hergestellt. Dieser Weg ist. m.E. nur der Zweitbeste, in der Realität aber oft der einzig mögliche.
Seit ich mit dem Internet arbeite, sehe ich ein grosses Potential in der Idee, keine Daten und Applikationen lokal installieren und pflegen zu müssen, sondern alles als Service von jedem Internet connected Device bei Bedarf beziehen zu können. Die Grundlage dazu liefert die Überzeugung, das nicht der eigentliche Besitz eines Objektes (Material oder Daten bzw. Software), sondern der Zugang (Access) wichtig sind. Darum bin ich seit mehr als 10 Jahren überzeugter GA/ÖV-Fahrer und Mobility Mitglied und darum hat die PARX AG im Juli 2000 als einer der ersten Kunden von Salesforce.com in Europa, dort einen Account eingerichtet.
Etwas zu besitzen heisst auch, sich um alles was nicht direkt mit dem (Be)nutzen aber viel mit dem Besitzen zu tun hat, kümmern zu müssen. Bei Software gehört dazu das regelmässige Updaten, oder bei Daten das regelmässige Backupen (grässliches Wort, ich weiss :-), bei Automobilen der regelmässige Service usw. Alles Aufgaben, die grundsätzlich nichts mit dem eigentlichen Nutzungszweck des sich üblicherweise im eigenen Besitz befindlichen Objektes zu tun hat.
Im Zusammenhang mit unseren Computern haben wir uns so stark daran gewöhnt, dass wir Software kaufen, selbr auf dem Computer installieren, die Daten dort abspeichern usw. , dass wir uns in der Regel nicht mehr vorstellen können, wie es auch ganz anders sein könnte. In 5-10 Jahren wird aber sehr wahrscheinlich der weitaus grösste Teil der Software und der Inhalte als Service vie Internet Devices bezogen und nicht mehr gekauft werden.
Da ich immer wieder gefragt werde, welche Tools den heute schon funktionieren und auch sinnvoll eingesetzt werden können, führe ich hier eine nicht abschliessende Liste mit webbasierten Produkten sogenannter "Software as a Service "auf, die ich aufgrund meiner persönlichen Erfahrungen empfehlen kann.
Salesforce.com - CRM- und Datenbank-Anwendungen
Salesforce.com, ursprünglich als reine CRM Lösung gestartet, ist heute die Online-Plattform für Datenbankbasierte Anwendungen. Neben den bereits vorhandenen Funktionien für das Kontaktmanagement können beliebige Anwendungen ohne Programmierkentnisse zusammengeklickt werden. Aufgaben, Termine und Kontakte können jederzeit mit Outlook synchronisiert werden. Auf der Plattform AppExchange sind viele weitere zum Teil kostenlose Applikationen vorhanden, die einfach per Mausklick in die eigene Umgebung integriert werden können. Ich benütze die Lösung in verschiedensten Bereichen seit mehr als 6 Jahren und kann diese in Sachen Verfügbarkeit und Funktionialität uneingeschränkt empfehlen. Für Software Entwickler ist es eine Referenzanwendung in Sachen SaaS, SOA und Webservices.
Squarespace - Website & Blog Content Management
Squarespace ist eine unglaublich mächtige und preisgünstige Onlinplattform um Websites schnell und einfach zu erstellen und zu pflegen. Die Templates können per CSS und bei Bedarf auch direkt im Code angepasst werden. Diese Website oder diejenige des Schweizerischen Produktivitätsinstitutes werden mit Squarespace gepflegt. Einziger Wehrmutstropfen: Die Administration ist in in Englisch.
BaseCamp HQ - Zusammenarbeit in Projekten - Collaboration
BaseCamp HQ ist eine einfache aber extrem nützliche Collaboration Plattform für die Abwicklung von kleinen Projekten. PM-Profis sind zu Beginn etwas enttäuscht über die wenigen Funktionen, die Arbeit damit zeigt, aber dass genau dies, die Team Mitglieder dazu bringt sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Es handelt sich nicht um eine Projekmanagement Lösung mit GANTT-Charts usw. im Stil von MS-Project, sondern um eine effektive Zusammenarbeitsplattform.
WebEx Weboffice - Online Intranet - Collaboration
Früher hies das Produkt Intranets.com und gehört mit Salesforce.com zu den Pionieren von Webbasierten Angeboten. Es handelt sich hier um eine ideale und kostengünstige Lösung für kleinere Organisationen, die einen Online Platz für Ihre Dokumente, Daten, Termine und Aufgaben suchen. Die Preise liegen einiges tiefer als bei Salesfore.com und das macht sicht natürlich auch bei den Funktionalitäten bemerkbar. Man stösst da schnell einmal an die Grenzen des Systems. Für viele einfache Anwendungen reicht es allemal.
Netvibes - Personalisierte Startseite
Netvibes ist eine Personal Startpage wie es mittlerweile einige gibt. Das Produkt überzeugt aber durch seine Schlichtheit. Schade nur, dass das Business-Model hier nicht klar ist, bzw. wohl darauf ausgerichtet ist, gekauft zu werden. Hier gibt es einige weitere Anbieter wie: PageFlakes (schöner, aber langsamer), Live.com (Microsoft) und natürlich auch die Personlisierte Homepage von Google.
iBackup - Daten- und Filebackup im Netz
Auf iBackup können Daten aller Art sicher und einfach im Netz archivert bzw. gespeichert werden. In diesem Bereich gibt es mittlerweile auch sehr viele Angebote. iBackup kenne ich schon viele Jahre und kann daher einfach bestätigen, dass der Dienst immer funktioniert hat. Von den neuen ist sicher Box.net eine sehr vielversprechende Alternative, die ich mich auch genauer ansehen werde.
Del.icio.us - Verwalten der Bookmarks
Dieser tolle Dienst mit seinem unsäglichen Namen und URL dient dazu, Bookmarks Browserunabhängig zu verwalten. Natürlich gibt es für diese Aufgabe sehr viele Mitbewerberprodukte. Ich empfehle aber Del.icio.us zu benützen, weil es am meisten Verbreitet ist und dadurch in vielen anderen Services integriert ist.
Newsgator - Online RSS Reader mit Desktop Synchronisation
Ein Online RSS Reader, der sich mit verschiedenen Desktop Clients synchronisieren lässt. Hier benütze auch ich zur Zeit noch einen Desktop Client, weil mir alle Online Readers bis jetzt in Sachen Performance nicht genügen. Eine gute Alternative zu Newsgator ist Rojo.
Writely - Online Textverarbeitung
Eine von Google gekaufte online Textvearbeitung. Funktioniert perfekt. Leider werden zur Zeit keine neuen Sign-ups akzeptiert, bis das System auf die Google Umgebung portiert ist. Writely wird übriegens auch in Salesforce integriert.
Google Spreadsheets - Online Tabellenkalkulation
Die neue online Tabellekalkulation von Google. Ich habe das bis jetzt noch nicht wirklich getestet. Immer dann wenn Excel vor allem für die Verwaltung und Verteilung von Daten in Listeform benützt wird und nicht wirklich zur Kalkulation, empfehle ich den Einsatz von Salesforce.com zu prüfen (siehe oben). Dort können Daten aller Art professionel bearbeitet und jeder Zeit im Excel-Format (und wohl bald als Google Spreadsheet) exportiert werden.
Streamload
Aus Streamload lassen sich Multimedia Files hosten. Das interessante bei diesem Anbieter ist, dass der Speicherplatz unlimiert ist und das Preismodell abhängig von der Download Menge ist. Wer also einen externen Backup Platz für seine MP3 Sammlung sucht, ist hier sicher gut bedient.
Für jedes hier erwähnte Produkt gibt es in der Regel noch weitere gute Alternativen. Ich habe auch viele andere Interessante Webapplikationen noch weggelassen. More to come....
Viel Spass beim Ausprobieren.
Google hat heute die "Excel im Browser Variante" Google Spreadsheets in der Labs Ecke gelaunched und Microsoft hat mitgeteilt, dass Groove als Bestandteil von Office 2007 auf gutem Weg ist. Diese beiden Meldungen, die auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun haben, zeigen, dass sich mittlerweile alles in der Arbeitsplatz-Informatik um Zusammenarbeit bzw. Collaboration dreht.
Das tolle an Google Spreadsheet ist ja nicht in erster Linie, dass es nur noch einen Browser braucht um eine Tabelle zu bearbeiten, sondern vor allem, dass diese Tabelle von mehreren Menschen bearbeitet bzw. benutzt werden kann. Die Zusammenarbeit zwischen den Wissensarbeitern wird massiv erleichtert. Was Google und viele andere durch Software as a Service erreichen (SaaS), will Microsoft durch vernetzte Desktop Software erreichen. Der SaaS Ansatz hat den Vorteil, dass jeder mit jedem auch ad-hoc zusammenarbeiten kann, solange eine Internet Verbindung und ein Browser vorhanden sind, während beim Desktop Software Ansatz immer die passende Client-Software bei allen, die an der Zusammenarbeit teilhaben wollen, installiert sein muss.
Wir haben Groove noch in einer der ersten Versionen im damaligen PARX Netzwerk versucht "durchzuboxen". Das Produkt und die Möglichkeiten waren im Vergleich zu vielen webbasierten Collaboration Lösungen schlicht genial. Aber ich konnte unmöglich von unseren Kunden oder Lieferanten verlangen, mal eben schnell eine 30Mbyte (was um das Jahr 2000 herum noch einiges war) exe downzuloaden und zu installieren. Bei den Mac Anwendern hätte auch deren Wille das zu tun, nichts genützt: Der Groove Client lief und läuft nur unter Windows.
Ob sich in Sachen Collaboration die neue SaaS Welt mit Google, Salesoforce, usw. oder die alte Desktop Software Welt mit Microsoft an der Spitze durchsetzen wird, hängt vor allem davon ab, wie schnell es Microsoft gelingen wird, die neue Office 2007 Suite zu verteilen. Ich persönlich drücke dem neuen SaaS-Paradigma die Daumen. Es ist ganz einfach eleganter, denn Browser gibt es für jedes Betriebssystem.
Rod Boothby hat auf seinem Innovation Creators Blog eine empfehlenswerte Präsentation zum Thema "Innovationsmanagement und Blogs" bereitgestellt. Er zeigt warum interne Blogs als Kommunikationsinstrument eingesetzt werden sollten und wie ein solcher Einsatz konkret aussieht. Seine Aussagen decken sich zu 100% mit den Erfahrungen, die wir zum Beispiel bei MEDIAparx mit unserem Teamblog seit über 2 Jahren machen.
Ab morgen 16.5.2006 von 09.00h bis Freitag 19.5.2006 18.00h findet im Messezentrum in Zürich IT Messe Orbit IEX 2006 statt. Die PARX AG ist als Partner von CONTENS und der PARTEKK Handels AG am Stand D22 in der Halle 4 auch mit dabei und zeigt dort vor allem die Möglichkeiten des Content Management Systems "CONTENS 3.0". Ich werde am Dienstag Vormittag und am Freitag Nachmittag am Stand anzutreffen sein.
Einige ehemalige Mitarbeiter von Documentum haben im Juni letzten Jahres die Firma Alfresco gegründet, welche einen frischen Ansatz im Enterprice Content Management verspricht. Wer sich die Flash Demos auf der WebSite anschaut kann unschwer feststellen, dass hier keine Bastler am Werk sind. Dem Produkt fehlen zwar zur Zeit noch die Möglichkeiten für Web Content Management und auch die Workflow Funktionalitäten sind eher simpel, aber ansonsten macht diese Lösung einen vielversprechenden Eindruck. Auf jeden Fall macht es Sinn, die Entwicklung zu beobachten.
Die Website zum Produkt finden Sie hier.
Seht Gottlieb hat in seinem Blog einen ausführlichen Vergleich von Plone und Alfresco geschrieben.
Wer kennt das nicht: Man kommt von einem Meeting zurück ins Büro und hat wieder einen ganzen Stapel Papier mit auf den Weg bekommen. Die meisten dieser Dokumente benötigt man entweder temporär oder sporadisch. Wohin damit?
Viel einfacher wäre es doch, wenn die Dokumente elektronisch vorhanden wären, dann könnte diese gleich am richtigen Ort und endgültig abgelegt werden. Oder noch besser: Die Dokumente sind bereits von den Autoren am richtigen Ort abgelegt worden und brauchen von mir gar nicht erst noch mal irgendwo gespeichert zu werden. Klar, dazu braucht es auch die entsprechende elektronische Infrastruktur. Diese kann nicht überall vorausgesetzt werden, aber die elektronische Lieferung der Unterlagen sollte eigentlich kein Problem darstellen.
Ich empfehle darum, immer zu prüfen ob die abgegebenen Dokumente nicht auch, oder sogar nur in elektronischer Form, per Email oder auf Datenträger zur Verfügung gestellt werden können.
Das in Zug ansässige, weltweit tätige, Schweizer Traditionsunternehmen Landis+Gyr AG beauftragt PARX mit der Konzeption und Realisierung des neuen internationalen Webauftrittes auf Basis des Web Content Management Systems des Münchner Herstellers CONTENS. Ich freue mich zusammen mit dem PARX Team sehr über diesen Auftrag und wünsche allen Beteiligten viel Erfolg.
Ein Blog zu allem, was mich interessiert und beschäftigt aus Politik, Gesellschaft, Kultur, Medien, Technologie, Geschichte & Philosophie.
