Das Schweizerische Produktivitätsinstitut hat auf ihrem Blog eine Checkliste (PDF) mit nützlichen Tipps zum produktiven Umgang mit E-Mails bereitgestellt. Der Tipp Nr.3 heisst: "Halten Sie Ihre Inbox frei". Die meisten Menschen finden diesen Tipp sinnvoll und würden ihn auch gerne befolgen, nur wissen sie nicht wie.

Natürlich können alle E-Mails, die länger als 15 Bearbeitungssekunden benötigen, in einen anderen Ordner verschoben werden. In der Regel ist das Ergebnis dann einfach einer oder mehrere neue Ordner, die die 500 oder mehr E-Mails beinhalten. Die Übersicht geht wieder genauso verloren, wie wenn diese E-Mails in der Inbox liegen würden. Die E-Mails werden weiterhin mehrmals geöffnet, überflogen und wieder zugeklickt. Manchmal wochen-, ja monatelang.

Der Grund dafür liegt darin, dass die Mails immer noch im E-Mail Client liegen und damit ausserhalb des Kontextes der Nachricht.

Wissensarbeit bedeutet heute, gleichzeitig in vielen verschiedenen Kontexten* (oder Themen) zu arbeiten. Diese Kontexte können Projekte sein oder kleinere zusammenhängende Vorhaben, Ideen die noch nicht realisierungsreif sind, Kundenanfragen aller Art, usw.

Neben Mails gehören in der Regel noch weitere Objekte zu diesen Kontexten. Zum Beispiel Personendaten (Kontakte), andere Dokumente wie Word, Exel PDF's, Telefonnotizen, Aufgabenlisten, Termine, delegierte Aufgaben usw.

Meistens sind die von uns eingesetzten Applikationen aber nicht so miteinander verknüpft, dass alle Informationen die zu einem Kontext (Thema) gehören, auch zusammen abgespeichert werden bzw. zusammen sichtbar oder auffindbar sind. So finden wir in den Unternehmen verschiedenste Speicherorte vor: das leidige gemappte Drive, ggf. ein Intranet, das ERP System, vielleicht noch eine CRM Lösung, die Unternehmenswebsite und natürlich den E-Mail Client, oft mit Aufgaben und Terminverwaltung.

Dieser Setup entspricht aber nicht mehr unseren (Wissens-) Arbeitsbedürfnissen. Zu einem ganz bestimmten Kontext (Thema) gehören z.B die Kontakthistorie im CRM System, Preislisteninformationen im ERP, verschiedene Projektfiles auf dem Drive sowie ein paar Checklisten auf dem Intranet und natürlich alle Mails die dazu im Laufe der Zeit eintrudeln bzw. gesendet werden.

Wo wollen Sie in einem solchen Falle die Mails nun ablegen. Es gibt offenbar keinen bessern Ort, als ein passender Ordner im Mailclient. In der Regel werden Sie nun verschiedenste, im jeweiligen Erstellungsmoment sehr systematisch erscheinende Ordnerstrukturen anlegen. Einmal nach Projektnamen, ein andermal nach Nachnamen, Vornamen der Person, dann vielleicht nach Monat und Wochen, usw.

Die Mails bleiben entweder nach kurzer Zeit wieder in der Inbox, oder es entsteht eine vollständig unübersichtliche, sich ständig verändernde Ordnerstruktur, welche genauso regelmässig durchgeklickt wird, wie früher die Inbox.

Es gibt eine sinnvolle Lösung für dieses Problem: Es braucht einen übergeordneten Container für alle "Dinge" die zu einem bestimmten Kontext (Thema) gehören und es braucht eine einfache Lösung um alle Mails, ob eingegangene oder gesendete zu diesem Kontext abzuspeichern.** Erst dann werden die Menschen ihre Inbox wirklich frei halten können. Weil sie dann in der Lage sind, die oft mit einem Mail verbundene Planung des nächsten Schrittes zum Kontext zu speichern und nicht zur Nachricht. Dies wiederum verschafft die Sicherheit nichts zu vergessen. (Und diese meine ich im Gegensatz zum Kontextbegriff sehr wohl im Sinne von David Allen --> siehe unten)

Eine solche Lösung erlaubt es jedes Mail einmal zu öffnen, es kurz zu lesen, und im Falle dass es nicht in 15 Sekunden erledigt werden kann, per einfachem Mausklick dem Kontext hinzuzufügen und sich ggf. eine Aufgabe (natürlich auch innerhalb dieses Kontextes) zu erstellen und diese zu planen. Oder sie erlaubt eine Antwort zu schreiben und diese nach dem Versand automatisch und inkl. der ursprünglichen Nachricht zum Kontext zu speichern. Solche Mails sind auch gleich archiviert und können danach ohne mit der Wimper zu zucken in der Inbox gelöscht werden. Solche Mails finden Sie auch immer wieder, denn den Kontext und die Kontakte vergessen Sie in der Regel nicht.

Ich weiss, diese Lösungen sind noch dünn gesägt, aber es gibt sie. In einem nächsten Beitrag werde ich Ihnen ein Beispiel zeigen.

*Der Begriff Kontext, wie er hier benützt wird ist nicht zu verwechseln mit David Allens Kontextbegriff in Getting Things Done

**Eine andere Lösung besteht darin, eine Volltextsuche bereitzutellen, die alle verfügbaren Inhaltsspeicher miteinbezieht. Der Kontext wird dann durch den Zusammenhang der Sucheregbnisse hergestellt. Dieser Weg ist. m.E. nur der Zweitbeste, in der Realität aber oft der einzig mögliche.