Inbox Zero - vollautomatisch
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Die E-Mail Inbox und mich verbindet eine innige Hassliebe. Ich war ja von Anfang an begeistert von der E-Mail und ich weiss noch gut wie gewisse Leute damals den Kopf geschüttelt haben, als wir uns 1994, obwohl im selben Office sitzend, Nachrichten via Windows Mail zugestellt haben, anstatt miteinander zu reden :-)
In der Zwischenzeit ist die E-Mail aber eher einer Plage geworden. Nein, ich spreche nicht von SPAM, dieses Problem hat mit Google gelöst. E-Mail ist einfach ein Zeitfresser und für viele Dinge schlicht nicht geeignet. Kommt dazu, dass sich leider die wenigsten Gedanken darüber machen, was sie mit ihren E-Mails auf der Empfängerseite anrichten.
Eine der Hauptgründe warum E-Mail nicht wirklich Freude bereitet, liegt daran, dass die Nachrichten losgelöst vom Kontext in welchem Sie entstanden sind und/oder später gebraucht werden, in die Inbox flattern. Ein weiterer ist der, dass E-Mail schlicht nicht für die Collaboration zwischen mehr als 2 Personen und über einen längeren Zeitraum als 2 Tage geeignet ist. Darum freue ich mit auf Salesforce Chatter und Google Wave.
Aufgrund des Kontext Problems weiss man nie genau, was man mit einer E-Mail nun wirklich machen soll, wenn man sie gelesen hat. Oft bleibt sie als Reminder für irgendwas in der Inbox. Es kommen weitere Mails dazu und die Inbox wird zur Qual, weil sie erstens voll ist von Remindern die man eigentlich nicht braucht, aber sich doch nicht getraut darauf zu verzichten und weil zweitens, jedes Mail ein völlig anderes Thema betrifft.
Produktiv arbeiten lässt sich am besten, wenn man eine Weile lang auf ein Thema fokussiert ist. Darum arbeiten viele mit Folders oder bei Google Mail mit Labels für die Sortierung ihrer E-Mails. Das ist schon mal ein guter Anfang, aber irgendwie habe ich trotzdem meine Inbox nur mit grosser Mühsal jeweils auf Zero runter gebracht. Und vor allem hatte ich immer noch viel zu viele Tage, an denen ich zwar die Inbox leer hatte am Abend, mich aber das dumpfe Gefühl begleitete, nichts, überhaupt nichts, erreicht zu haben.
Während meines Aufenthaltes in New York vor ein paar Wochen, ist mir dann mal wieder aufgefallen, wieviele E-Mails sich von selbst erledigen und wie oft es eigentlich gar nicht nötig ist darauf zu antworten.
Darum habe ich nach meiner Rückkehr seit Anfang Januar damit begonnen für jeden Absender der mir eine E-Mail schickt, und ich meine wirklich jeden ohne Ausnahme, in meinem Google Mail Account einen Filter zu setzen.
Die Mail wird aufgrund des Absenders einem Label zugeordnet und automatisch archiviert. Das heisst, die E-Mail erscheint gar nicht erst in meiner Inbox.
Nach und nach wurde meine Inbox sauberer und mittlerweile schaffen es vielleicht noch 5,6 Mails pro Tag in den Posteinangang ohne von einem Filter abgefangen zu werden. Doch auch für diese richte ich konsequent Filter ein, sodass es irgendwann mal nur noch Mails von neuen Kontakten sein sollten, die da rein kommen.
Die E-Mails sind dadurch natürlich noch nicht bearbeitet, aber sie sind bereits nach Themen vorsortiert und die Spreu ist vom Weizen getrennt.
Alle Werbemails und Newsletter, die ich zwar haben will, die mich aber nicht in meinem Arbeitsfluss stören sollen, sind schön getrennt von den Mails die ich von Menschen kriege. Diese wiederum sind nach Projekt / Thema vorsortiert.
Die E-Mails in den entsprechenden Labels werden nur noch dann bearbeitet, wenn ich mich mit dem entsprechenden Thema beschäftige.
Dringende E-Mails gibt es für mich nicht mehr, bzw. ich habe gemerkt, dass ich schon weiss, wann was wirklich dringendes zu tun ist. Kommt dazu, dass jeder Mensch der mit mir arbeitet, meine Mobile Nummer kennt, um mich in wirklich dringenden Fällen erreichen zu können. Und wenn das nicht reicht, gibt es noch die tausend anderen Kanäle wie Twitter, Facebook, Google Talk, Skype, und und und.
Ich bin sehr begeistert von dieser Arbeitsweise und kann Euch sagen, dass ich durch diese simple Massnahme den persönlichen Stress in den letzten 2 Monaten massiv reduziert, sowie meinen Output erhöht habe.
Das wichtigste für zufriedene und produktive Arbeit ist Herr (oder Frau :-) über seine Zeit und seinen Arbeitsfluss zu sein. Das geht natürlich nicht zu 100% aber es geht viel besser, wenn die E-Mail Turbine aus dem Blickfeld verschwindet und ohne Aufsicht weiterdreht.
Mir ist klar, dass das keine weltbewegende Geschichte ist. Filtern kann sogar Outlook :-). Doch habe ich noch nicht viele getroffen, die das auch so umsetzen und ich habe selber lange gebraucht, bis ich gemerkt habe, wie nützlich diese Filter sein können.
Vielleicht kann das den einen oder anderen Inbox gestressten inspirieren, sowas auch mal auszuprobieren. Wie gesagt, das ginge wohl auch in Outlook, aber der Vorteil von Google Mail ist natürlich, dass die Filter einmal erstellt, Client unabhängig funktionieren.
Viel Spass mit der leeren Inbox und geniesst die neu gewonnene Zeit!
